Sociedades inactivas: qué son y cómo evitar que te perjudiquen

La crisis del coronavirus está conduciendo al cierre de muchos negocios pero hay gerentes que aún tienen la esperanza de reanudar su actividad una vez que podamos recuperar la verdadera normalidad. Una buena alternativa para estos casos son las sociedades inactivas, gracias a las que podemos dejar todas las clases de sociedades en standby ante la posibilidad de reapertura. Sigue leyendo para descubrir en qué consisten, cuándo prescribe una sociedad inactiva y cómo gestionarlas para tu beneficio.

¿Qué es una sociedad inactiva?

Empecemos por lo que es una sociedad inactiva: es aquella que no desarrolla ninguna actividad económica. Habitualmente se trata de empresas que han estado vinculadas al desarrollo de un negocio que ha tenido que cerrarse. Cuando dejamos una sociedad inactiva, comunicamos la baja de la actividad en Hacienda y queda a la espera de su reactivación con la misma actividad o con otra, aunque también cabe la posibilidad de liquidarla finalmente.

Cómo dejar inactiva una sociedad en dos pasos

¿Como dejar inactiva una sociedad limitada, por ejemplo? Cualquier tipo de sociedad puede quedar inactiva a través del proceso que indicamos a continuación, sin llegar a la disolución de una empresa y liquidación de la misma:

1. Comunicar ante la Administración Tributaria el cese de la actividad mediante la presentación de una declaración censal de modificación en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, correspondiente al modelo 036. Tienes a tu disposición dos vías para realizarla:

• • Presencialmente en tu oficina de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT). En este caso, puedes solicitar el impreso en la misma oficina o bien descargarlo en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
  • Por vía telemática, a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria, para lo cual necesitarás poseer un certificado electrónico.

2. Siempre deberás marcar la casilla 140, que es la que corresponde al deseo de dejar nuestra sociedad inactiva. A continuación, debes indicar en la casilla 141 la fecha del cese de la actividad y firmar el modelo.

¿Cómo reactivar una sociedad inactiva?

El proceso para reactivar las sociedades inactivas es sencillo siempre y cuando se haya respondido a las obligaciones fiscales y mercantiles durante el periodo de inactividad. Igual que en el caso anterior, debemos comunicarlo a la AEAT a través de cualquier de las dos vías que hemos indicado y rellenando el mismo modelo 036. La diferencia es que esta vez deberemos rellenar la casilla 127 de la página 1 y además cumplimentar la página 4 del documento.

 ¿Se puede reactivar una sociedad inactiva sin presentar los libros y las cuentas anuales en el Registro Mercantil?

La respuesta es no. Hablamos de un punto clave a la hora de entender cómo reactivar una sociedad inactiva. Si en el momento en que queremos reactivar nuestra sociedad aún no hemos llevado a cabo estos trámites, estamos obligados a presentar los libros y las cuentas anuales en el Registro Mercantil antes. Igualmente, debemos declarar el Impuesto de Sociedades si no lo hemos presentado.

Por otra parte, debemos tener en cuenta que podemos ser sancionados si no presentamos los libros de cuentas o el Impuesto de Sociedades mientras permanece la sociedad inactiva.

¿Cómo se contabilizan los gastos de una sociedad inactiva?

Lo primero que debemos tener en cuenta es que pueden seguir soportando ciertos gastos. Por ejemplo, podemos seguir afrontando comisiones bancarias, agua, electricidad, alquiler y asesoría. Estos gastos no son deducibles en las sociedades inactivas, desde un punto de vista fiscal, sin embargo, deben figurar en nuestro registro contable. Y, por ello, estamos sujetos a ciertas obligaciones, tal como adelantábamos:

• Declaración del Impuesto de Sociedades.
• Legalización de los libros contables.
• Realizar el depósito de cuentas.

El cambio esta vez consiste en que no estamos obligados a presentar la declaración trimestral del IVA, puesto que no vamos a generar ninguna factura, en principio.

¿Cuándo prescribe una sociedad inactiva?

Si eres el administrador de una sociedad inactiva debes prestar atención al tiempo en que puedes mantenerla en este estado porque, de lo contrario, podrías ser el responsable de posibles deudas. Lo explicamos:

• Una sociedad puede estar inactiva durante un periodo máximo de un año desde la comunicación del cese de actividad en el Registro Mercantil. A partir del año, la sociedad tiene la obligación de disolverse y en ese momento, el administrador debe convocar una Junta General y realizar un balance de liquidación de la sociedad inactiva en una plazo de dos meses. Si este acontecimiento no tiene lugar y hay deudas que atender, el administrador está obligado a responder ante ellas al considerarse que no existe sociedad alguna.
• Por otro lado, cabe destacar que la acción de responsabilidad del administrador de una sociedad prescribe a los 4 años desde la inscripción del cese en el Registro Mercantil.

Ahora ya sabes lo que es una sociedad inactiva, cómo dejarla en este estado, cómo reactivarla y de qué manera contabilizar sus gastos. ¿Crees que es una buena opción para tu negocio? Realmente, se trata de una alternativa interesante para aquellas empresas que vayan a reenganchar su actividad en el plazo de un año desde que se produce el cese. Quizás no era un “adiós”, sino un “hasta pronto”.