Por qué son obligatorios los libros contables y para qué sirven

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Los libros contables son obligatorios para las empresas. En cambio muchas veces no les otorgamos la importancia que se merecen. En las siguientes líneas te explicamos por qué deben realizarse y cuál es su utilidad. Te adelantamos que llevar una correcta contabilidad de tu negocio es básico para visualizar pérdidas y ganancias y, estos libros juegan un papel fundamental.

¿Qué son los libros contables?

Los libros contables son documentos en papel o en forma de archivo digital donde se recoge la información financiera y económica de una empresa. En ellos podemos visualizas las operaciones que se han realizado durante un periodo de tiempo concreto. Existen determinados libros que tienen un carácter obligatorio y, si la empresa necesita contabilidad, está obligada a formalizarlos de manera anual en el Registro Mercantil. De hecho, al no presentar determinados libros contables, pueden darse sanciones a la empresa.

Libros contables obligatorios

  1. Libro Diario: es el libro donde quedan registrados tanto los cobros como los pagos que se producen cada día en la empresa. Todas las operaciones se anotan de forma cronológica.
  2. Libro de inventarios: las empresas deben presentarlo al menos una vez al año y en él tienen que aparecer los derechos, las obligaciones, los bienes y las unidades monetarias.
  3. Libro de cuentas anuales: en este debe figurar el balance de la empresa que pone de manifiesto las pérdidas y las ganancias.
  4. Libro de remuneraciones: solo es obligatorio para las empresas que tienen más de cinco empleados.

Libros contables voluntarios

Los siguientes libros contables que te presentamos a continuación no son obligatorios pero es conveniente contar con ellos porque son muy útiles para apoyar la gestión de los que sí tienen un carácter obligatorio. Los libros voluntarios son los siguientes:

  1. Libro mayor: En él se plasma un resumen de los movimientos de las cuentas del libro diario. Obtenemos del libro mayor la deuda a reclamar por cada cuenta.
  2. Libros auxiliares: tienen diferentes funciones relacionadas con aspectos concretos de la economía de la empresa:
    1. Libro de caja.
    2. Libro de banco
    3. Libro de entradas y salidas de almacén
    4. Libro de vencimientos auxiliares.
    5. Libro de fondo de utilidades tributarias (FUT).

Otros libros obligatorios para las empresas

Es importante diferenciar los libros contables de otros que también tienen un carácter obligatorio para cualquier empresa pero donde se reflejan asuntos distintos. Su presentación no es periódica, únicamente se deben presentar cuando comienza el desarrollo de la actividad del negocio. Hablamos de los siguientes:

  • Libro de registro de socios
  • Libro de actas
  • Libro de acciones nominativas

¿Por qué los libros contables son obligatorios?

La legalización de los libros es obligatoria para personas jurídicas y sociedades mercantiles entre otras entidades. Si formas parte de este grupo entonces estás obligado a llevar una correcta contabilidad en relación a la actividad empresarial que desarrolles. Además, tienes que depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil donde la empresa tenga su domicilio social. En consecuencia, debes legalizar los libros contables porque es la manera de demostrar que llevas la contabilidad adecuada. Gracias a ellos la información presentada se sella, evitando así que nadie pueda manipularla con posterioridad.

Plazos para los libros contables

Veamos algunos plazos importantes que debemos tener en cuenta sobre los libros contables:

  • Los empresarios están obligados a guardarlos junto a cualquier documento relacionado durante 6 años.
  • Es obligatorio presentarlos en un plazo de 4 meses, contados desde el cierre del ejercicio contable.

¿Cómo se presentan los libros contables?

Se pueden presentar a través de diferentes soportes:

  • Papel: la presentación usando esta alternativa se realiza con libros encuadernados de páginas enumeradas.
  • Soporte magnético: mediante un CD o DVD que contenga la información a legalizar.

Una vez que los hemos creado en el soporte que hayamos elegido podemos presentar los libros contables de manera presencial en el Registro Mercantil de la provincia donde tenga el domicilio la empresa o bien hacerlo de forma telemática.

¿Para qué sirven los libros contables?

Estos libros tienen una utilidad importante más allá de cumplir con  la ley. Se trata de documentos esenciales para poner en orden las finanzas de una empresa: realizar un registro contable, un balance anual así como facilitar el cumplimiento de nuestras obligaciones fiscales de forma correcta. Por tanto los libros contables nos pueden ayudar a detectar posibles pérdidas en la empresa y actuar en aquellos ámbitos donde sea necesario para reducirlas.

¿Qué importancia le dabas a la contabilidad en tu empresa? ¿Los revisabas frecuentemente con afán de encontrar fallos o eran para ti una mera obligación? Como ves, los libros contables son esenciales para garantizar una correcta contabilidad que a su vez puede beneficiarte al detectar posibles pérdidas. Lo ideal es que cuentes con un asesor profesional que se encargue de su elaboración y presentación para tener la tranquilidad de que todo está en orden.

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