Cómo enfrentarse a una inspección de trabajo y salir airoso

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¿Quieres estar preparado para una inspección de trabajo en tu empresa? Para ello, nuestra asesoría laboral ha elaborado esta completa guía en la que se tienen en cuenta todos los detalles: cómo es el procedimiento, qué documentación debes  tener a mano y qué sanciones podrían llegarte en caso de irregularidades. Sigue leyendo y ¡toma nota!

¿Qué es una inspección de trabajo?

Una inspección de trabajo o inspección laboral, es una operativa impuesta por el Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo (MTPE) que tiene la finalidad de controlar y garantizar que se cumple la normativa vigente sobre salud, seguridad e higiene laboral. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es el organismo encargado de realizar inspecciones laborales en las empresas, mediante la visita de funcionarios públicos que pueden ser estatales o autonómicos. Estos son los famosos inspectores de trabajo, cuya labor consiste, por otra parte, en exigir las responsabilidades pertinentes, así como asesorar y mediar en todas la materias relacionadas con el orden social.

¿Cómo se realiza una inspección de trabajo?

Las inspecciones de trabajo se llevan a cabo sin previo aviso, de tal forma que un inspector de trabajo podría aparecer de manera sorpresiva en tus oficinas para iniciar la operativa. Veamos cómo podría transcurrir una inspección laboral en tu empresa:

1. Identificación y contacto con el responsable

Una vez que el inspector de trabajo llega a la empresa siempre deberá identificarse con la documentación y las credenciales correspondientes. A continuación, lo habitual es que solicite contactar con el responsable para informarle de que se va a realizar un inspección laboral.

En este punto, cabe destacar que no te puedes negar a una inspección de trabajo, ya que según la ley 23/2015 “Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social”, oponerse a una inspección laboral se considera un entorpecimiento de las funciones del Estado por lo que llevaría asociada una sanción.

2. Recorrido por las instalaciones

El segundo paso de una inspección de trabajo consiste en un recorrido por las instalaciones con el objetivo de corroborar, entre otras cuestiones, la identidad de los trabajadores, su estado de contratación y condición ante la seguridad social. En concreto, el inspector de trabajo va a vigilar el cumplimiento de la normativa relacionada con las siguientes materias:

  • Relaciones laborales individuales y colectivas.
  • Tutela y promoción de la igualdad de trato y oportunidades.
  • Discriminación laboral.
  • Migraciones y trabajadores extranjeros.
  • Protección de derechos y garantías de los representantes de los trabajadores.
  • Prevención de riesgos laborales.
  • Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
  • Aplicación, inscripción, afiliación, altas y bajas de los trabajadores.
  • Cotización y recaudación de cuotas de la Seguridad Social.

3. Solicitud de documentación

Hecha la inspección ocular, el funcionario continuará revisando el cumplimiento de la obligaciones legales establecidas mediante la solicitud a la empresa de una serie de documentos:

  • Documentación sobre los trabajadores
    • Parte de alta y baja de los trabajadores de la empresa.
    • Contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo junto con el justificante de la comunicación.
    • Justificantes de pago de la Seguridad Social.
    • Recibos de nóminas.
    • Cuadro horario y calendario laboral.
    • Resumen de horas extraordinarias.
    • Autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores, en caso de ser extranjeros.
  • Documentación sobre seguridad laboral
    • Documentación asociada a la prevención de riesgos laborales
      • Medidas de protección
      • Material de prevención de accidentes de trabajo
      • Resultados de controles sanitarios
      • Evaluación de riesgos
      • Planificación de acción preventiva, etc.
    • Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo)
  • Documentación sobre la empresa
    • Documento acreditativo de alta en el IAE.
    • Altas y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
    • Justificante de inscripción de la empresa en la Seguridad Social.
    • Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social.
    • Comunicación de apertura de la autoridad laboral.
    • Diario mayor y balances, libro contable.
    • Constitución de la sociedad.
    • Declaración del Impuesto de Sociedades
    • Declaración de retenciones del IRPF.
  • Documentos sobre terceros
    • Declaración de operación con terceros.
    • Contratos mercantiles.
  • Adicionalmente, es posible la solicitud de accesos a los usuarios y contraseñas de los ordenadores y dispositivos de la empresa, así como la solicitud para visualizar fotos o vídeos.

Causas más comunes de un inspección de trabajo

Cualquier empresa registrada formalmente es susceptible de recibir una inspección de trabajo. Estas son las causas más frecuentes:

Procedimiento de rutina

El Gobierno de España realiza campañas de control donde se eligen empresas al azar para supervisar que se cumple con la normativa laboral. Por tanto, podrías recibir una inspección de trabajo simplemente por casualidad.

Denuncia laboral

La denuncia laboral es otra causa que podría conducir a tu empresa hacia una inspección de trabajo. En este caso, el trabajador será quien proporcione los datos sobre los mecanismos contrarios a la ley y estará obligado a identificarse para iniciar la operativa.

Buzón ITSS

Cualquier persona podría reclamar por posibles irregularidades laborales en tu empresa a través del buzón de ITSS. Este aviso se puede presentar de forma anónima y, tras el mismo, el Ministerio decidirá si inicia o no el procedimiento de inspección de trabajo.

¿Qué sanciones te podrían poner tras una inspección de trabajo

Si la inspección de trabajo llama a tu puerta, la sanciones que podrían caerte en caso de no cumplir con la legalidad vigente en la materias descritas, se dividen en tres grandes grupos:

  • Sanciones leves: de 450 a 905 euros.
  • Sanciones graves: de 906 a 4.545 euros.
  • Sanciones muy graves: de entre 4.546 a 45.504 euros.

Además, en caso de negarte a una inspección de trabajo, podrían ponerte una sanción que oscila entre los 6.251 y los 187.515 euros.

En cualquier caso, la magnitud de la sanción dependerá del grado de negligencia, la intencionalidad y el número de empleados afectados, entre otros aspectos.

¿Estás preparado para recibir una inspección laboral?, ¿tienes la seguridad de que cumples con la normativa vigente para salir airoso de una inspección de trabajo? Si la respuesta a cualquiera de estas dos preguntas es “no”, es el momento de contactar con Anta Consulting y recibir el asesoramiento que necesitas.

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