¿Cómo se factura Uber?

Los nuevos modelos de economía cooperativa traen también nuevas preguntas. Tantas, que incluso el uso de las plataformas correspondientes nos genera cierto recelo. En concreto, la gestión de las facturas de Uber y el campo de la facturación en general suelen generar muchas dudas. Sin embargo, desde Anta Consulting te ayudamos aportando la información que necesitas para aprovecharte de la economía cooperativa. Esta vez nos centraremos en cómo obtener y deducir las facturas de Uber, donde una cuenta corporativa puede ahorrar mucho dinero en los desplazamientos de los empleados de tu empresa. También es una excelente oportunidad si eres autónomo.

Crear una cuenta corporativa en Uber, esencial para obtener tu factura

Si eres empresa y quieres sacarle el máximo rendimiento a Uber, deberás crear una cuenta corporativa en la plataforma, tal como adelantábamos en la introducción. Este paso te dará acceso a multitud de servicios interesantes. Además, es primordial si quieres obtener la factura correspondiente al pago de todos los desplazamientos que se realicen en tu empresa a través de esta forma de movilidad.

¿Cuáles son los requisitos para tener una cuenta corporativa en Uber?

Para tener una cuenta corporativa en Uber solo hay dos requisitos:

• El primero de ellos es tener un dominio de correo electrónico corporativo tipo nombredelempleado@empresa.com. Se utilizarán estas cuentas de correo profesional a la hora de solicitar los viajes por los empleados, no sus cuentas personales.
• El segundo es contar con una tarjeta de crédito corporativa. Será en esta tarjeta de la empresa donde se vayan cargando los diferentes viajes que hagan los empleados. Esto nos permitirá poder controlar todas las transacciones que se vayan realizando, mientras que con la cuenta de correo del empleado también sabremos quién ha hecho cada desplazamiento.

¿Cómo se factura de Uber?

Una vez abierta la cuenta corporativa en Uber y haber rellenado todos los datos fiscales solicitados, podrás obtener fácilmente tus facturas en la plataforma. Veamos algunas consideraciones clave que debes tener en cuenta sobre la facturación en el momento de abrir tu cuenta de empresa en uber:

• La tarjeta de tu empresa se vinculará de forma segura a los correos electrónicos de los empleados. De esta forma, los mismos podrán solicitar sus viajes en toda la red de Uber partners (socios conductores de la plataforma).
• Al configurar la forma de pago, es importante recordar que se hará una comprobación de la tarjeta con una autorización de 230€ en la cuenta de tu empresa. Este importe, que es posible que aparezca como pendiente en el resumen de pago de la cuenta, no se cobrará, solo se trata de una comprobación de que la misma está operativa.
• Antes de facturar, es imprescindible acceder al panel de control del administrador de Uber. En la sección Configuración de la misma es donde deberás rellenar todos los datos fiscales para la facturación. Así, cada factura que se haga después de un viaje, podrá tener la información fiscal correspondiente.

¿Cómo pedir tus facturas de Uber?

Solicitar las facturas de los desplazamientos de tu empresa en Uber es sencillo. Solo tendrás que logarte en la plataforma con el usuario y la contraseña de tu cuenta corporativa y seguir los pasos siguientes:

• Ve a la opción “Mis Viajes”.
• Selecciona el viaje que deseas facturar y da clic en “Ver Detalles”.
• Da clic en “Solicitud de Factura”.
• Recibirás en tu correo tu factura (PDF y XML).

 ¿Cómo tributan las facturas de Uber?

Los gastos de transporte, incluidos los desplazamientos realizados a través de plataformas como Uber, son deducibles al 100% siempre que se cumplan ciertos requisitos establecidos por la Agencia Tributaria. Para los autónomos y empresas, es fundamental entender cómo gestionar estos gastos para poder deducir tanto el IRPF como el IVA de manera correcta.

 Deducción del IRPF

Los gastos de viajes y transporte vinculados a la actividad económica son deducibles en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Esto incluye los desplazamientos en Uber, siempre y cuando se pueda demostrar que están relacionados con la actividad profesional. Para que estos gastos sean deducibles se deben cumplir estos requisitos:

1. Vinculación con la actividad económica: Los desplazamientos deben ser necesarios para el desarrollo de la actividad económica del autónomo o la empresa. Por ejemplo, los viajes para asistir a reuniones con clientes, visitas a proveedores o asistencia a eventos empresariales pueden ser considerados deducibles.
2. Justificación documental: Es imprescindible contar con la factura correspondiente que detalle el servicio prestado por Uber. No basta con el simple recibo del viaje; se requiere una factura completa que incluya el nombre del cliente, su NIF, y los detalles del trayecto.
3. Registro contable adecuado: Los gastos deben estar debidamente registrados en la contabilidad del autónomo o la empresa. En este contexto, los apuntes contables se suelen realizar en la cuenta 629, que corresponde a «Otros servicios».

 Deducción del IVA

Además de la deducción en el IRPF, es posible deducir el IVA soportado en los desplazamientos realizados con Uber, siempre que se cumplan los siguientes requisitos establecidos por la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA):

1. Vinculación con la actividad económica: Similar al IRPF, los desplazamientos deben estar directamente relacionados con la actividad económica. El gasto debe ser necesario para generar ingresos en la actividad empresarial o profesional.
2. Justificación documental: Al igual que con la deducción del IRPF, se necesita una factura completa que acredite el gasto. Esta factura debe ser solicitada a Uber y debe cumplir con todos los requisitos formales establecidos por Hacienda.
3. Registro en la contabilidad: El IVA soportado debe estar correctamente registrado en la contabilidad de la empresa o del autónomo. Esto implica llevar un registro detallado y ordenado de todas las facturas de Uber.

 Consideraciones Adicionales

• Horario laboral: Hacienda puede poner problemas si los desplazamientos no se realizan en horario laboral, ya que podrían no considerarse necesarios para la actividad económica. Por ello, es recomendable que los viajes en Uber se realicen durante el horario de trabajo para evitar posibles inconvenientes.
• Plazo para la deducción del IVA: El plazo para solicitar la deducción del IVA soportado en los gastos de transporte es de cuatro años desde la emisión de la factura. Si no se solicita la deducción dentro de este periodo, se pierde el derecho a deducir ese IVA.

¿Qué beneficios ofrece Uber a la empresa?

Una vez que sabemos cómo se factura Uber, es oportuno recordar cuáles son los beneficios de esta plataforma para los viajes de tu empresa:

• Por medio de la gestión de cuentas, podremos habilitar a los empleados para que puedan viajar de esta manera y controlarlos. Tenemos dos opciones disponibles. Bien que se paguen automáticamente con la tarjeta de la empresa, bien que soliciten un reembolso del viaje, una vez que se haya realizado y lo hayamos aprobado.
• Se pueden establecer políticas de viajes personalizadas. Por medio de estas políticas, se podrá determinar tanto el cuándo como a dónde podrán viajar los empleados con dicha cuenta.
• Por último, no podemos olvidar que Uber ofrece diferentes informes con todos los datos de los viajes realizados, pudiendo etiquetar los viajes con códigos y notas de gasto. De esta manera, será mucho más fácil controlar el presupuesto destinado a los viajes y analizar e implementar mejoras siempre que sea necesario.

Crear y utilizar una cuenta corporativa en Uber no solo facilita la obtención de facturas precisas y detalladas, sino que también permite deducir gastos de transporte en el IRPF e IVA, optimizando así la gestión financiera de tu empresa. Anta Consulting está a tu disposición para realizar la administración adecuada de tus facturas así como todos los trámites necesarios para deducirte los gastos de los desplazamientos realizados a través de la plataforma Uber.

Preguntas frecuentes sobre las facturas de Uber

¿Qué diferencia hay entre el recibo que llega al correo y la factura simplificada de Uber?

Es un error común confundirlos. El recibo que Uber envía automáticamente al finalizar un trayecto es un mero comprobante de pago sin validez fiscal para deducir el IVA. La factura completa o simplificada debe descargarse desde el panel de control de la cuenta corporativa, ya que es la única que incluye los datos fiscales de la empresa (NIF y domicilio) necesarios para la contabilidad.

¿Cómo puedo obtener facturas de viajes realizados en el extranjero?

Si un empleado utiliza la cuenta corporativa fuera de España, la factura será emitida por la filial de Uber en ese país o por Uber B.V. (con sede en los Países Bajos). En estos casos, la factura no llevará IVA español, sino que se tratará como una operación intracomunitaria si se dispone de ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios), o como un gasto sin IVA deducible pero sí computable en el IRPF/Sociedades.

¿Es posible automatizar el envío de facturas a mi software de contabilidad?

Sí, Uber for Business permite la integración con herramientas de gestión de gastos populares (como SAP Concur, Expensify o Zoho Expense). Al activar esta opción, cada vez que un empleado completa un viaje, la factura se envía directamente a la plataforma de la empresa, eliminando la necesidad de descargar los PDF manualmente cada mes.

¿Qué ocurre si un empleado olvida cambiar al «perfil de empresa» antes de pedir el viaje?

Si el viaje se realiza desde el perfil personal, Uber emitirá el recibo a nombre del particular y se cargará en su tarjeta personal. Lamentablemente, Uber no permite cambiar el método de pago ni el perfil de facturación una vez finalizado el trayecto. En este caso, el empleado tendría que solicitar una factura manual a través de soporte, aunque el proceso es complejo y no siempre garantizan el cambio de datos fiscales.