Cómo hacer una factura electrónica en 5 pasos

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Si no sabes cómo hacer una factura electrónica o e factura, estás en el lugar adecuado. Seas autónomo o trabajador por cuenta ajena, es probable que en algún momento de tu vida te veas obligado a emitir una factura. Te vamos a explicar cómo utilizar el sistema de facturación electrónica, cuáles son los requisitos para una factura digital y los programas más recomendados para emitirla.

¿Cómo hacer una factura electrónica o e factura?

No te preocupes si no sabes cómo facturar electrónicamente, es más fácil de lo que crees. Hacer factura online para una administración pública implica utilizar un sistema llamado Facturae y mandarla por medio del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas o FACe.

El primer paso para generar tu factura online es contar con un programa de facturación. Puedes utilizar cualquiera, incluyendo Facturae, que será el más recomendable para facturar en línea a las administraciones públicas.

Aun así, no es necesario usar Facturae siempre y cuando la enviemos por FACe en el formato requerido. El segundo paso es rellenar todos los datos requeridos para generar facturar electrónica.

Requisitos de la factura electrónica: lo que no puede faltar en tu factura digital

Los requisitos para factura electrónica son similares a los de una factura en papel. A no ser que tu actividad tenga exención de facturar, estos son los elementos que debe incluir:

  • El número y serie de la factura, que debe ser correlativa.
  • La fecha de emisión de la misma.
  • La fecha de las operaciones de la e factura.
  • Denominación social de la empresa emisora y destinataria. Si hay algún particular, nombre y apellidos.
  • El número de identificación fiscal del emisor de la factura y del destinatario.
  • Domicilio fiscal de emisor y destinatario.
  • Operaciones o concepto de la factura, con una pequeña descripción de las mismas.
  • Base imponible, tipo impositivo de IVA y retención de IRPF si corresponde.
  • Cantidad total de la factura al sumar base imponible e IVA y restarle el IRPF.

Formatos para hacer factura online y programas para facturación electrónica

Una vez que hemos rellenado todos los datos, pasamos al tercer paso: dar formato a la factura electrónica.

Como ya hemos comentado, las facturas dirigidas a Administraciones Públicas deben contar con el formato XML. Para ello podemos usar programas para facturación electrónica como el ya mencionado Facturae (es gratuito), otros como Contasimple o Debitoor o nuestro propio programa. Si nuestra factura online no va dirigida a una administración pública sino a cualquier otra sociedad o particular, podemos usar el formato XML u otros formatos como JPEG, PDF o TXT, HTML, DOC, XLS o GIF.

Cómo facturar electrónicamente: el paso de la validación

Si no sabes cómo se hace una factura electrónica, presta atención porque este paso es el más importante. Antes de guardar la factura en su correspondiente formato necesitaremos validar con nuestra firma electrónica.

Para poder hacer este cuarto paso necesitamos tener activado nuestro certificado digital, lo que podemos hacer en cualquier Punto de Atención al Emprendedor como Anta Consulting.

Lo último para facturar en línea: el envío

Por último, tendremos que enviar la factura a nuestro cliente por correo electrónico, descarga web o incluso desde un CDROM. Tan importante como enviarla es guardarla adecuadamente.

La Administración Tributaria puede pedirnos nuestras facturas en cualquier momento y debemos tenerlas correctamente almacenadas y en uno de los formatos admitidos por la Administración.

Aunque parezca engorroso, este formato permite ahorrar tiempo a las empresas, reducir el espacio destinado al almacenamiento y, en definitiva, ahorrar costes.

Emitir factura electrónica está al alcance de cualquiera. ¿Conoces otro programa para facturar? ¿Sabes seguir todos los pasos? ¡Consulta con nuestros profesionales sin compromiso!

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