El modelo 145 es un documento relacionado con las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Los trabajadores por cuenta ajena lo utilizan para comunicar a su empresa determinados datos personales y familiares que pueden influir en el cálculo de la retención que se aplica sobre su nómina.
Aunque es habitual que las empresas soliciten este documento al comenzar una relación laboral o al producirse determinados cambios personales, todavía existen dudas sobre qué es el modelo 145, para qué sirve y cómo debe cumplimentarse correctamente.
¿Qué es el modelo 145?
El modelo 145 de IRPF es una comunicación de datos que el trabajador realiza a su pagador, normalmente la empresa, para que pueda tener en cuenta determinadas circunstancias personales y familiares a la hora de calcular la retención correspondiente.
Por tanto, no se trata de una declaración que el trabajador tenga que presentar directamente ante Hacienda. El modelo se entrega al pagador de los rendimientos del trabajo, que debe conservarlo a disposición de la Administración tributaria.
Entre los datos que pueden comunicarse se encuentran determinadas circunstancias familiares, pensiones compensatorias o anualidades por alimentos y otras situaciones contempladas en el propio formulario.
¿Para qué sirve el modelo 145?
La finalidad del modelo 145 es que la empresa disponga de información necesaria para calcular correctamente el porcentaje de retención de IRPF que debe aplicar en la nómina.
La retención funciona como un anticipo del impuesto que el trabajador deberá regularizar posteriormente en su declaración de la Renta. Por eso, comunicar correctamente los datos puede ayudar a que las retenciones aplicadas se ajusten a la situación personal y familiar del trabajador.
Si no se comunican determinados datos, la retención aplicada podría ser superior a la que correspondería. En ese caso, la diferencia, si procede, podría recuperarse posteriormente al presentar la declaración del IRPF.
¿Quién tiene que presentar el modelo 145?
El modelo 145 corresponde a los perceptores de rendimientos del trabajo que deben comunicar al pagador los datos relevantes para el cálculo de las retenciones.
Es habitual que la empresa facilite el formulario al trabajador cuando comienza una relación laboral. También puede ser necesario comunicar una modificación cuando cambien las circunstancias que afectan a los datos comunicados anteriormente.
La comunicación se realiza ante el pagador y no ante la Agencia Tributaria. Además, no es necesario reiterarla cada año mientras no hayan cambiado los datos previamente comunicados.
Cómo rellenar el modelo 145 paso a paso
Para saber cómo rellenar el modelo 145, es importante revisar cada apartado y marcar únicamente las opciones que correspondan a la situación personal del trabajador.
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Datos personales del perceptor
El primer apartado recoge los datos básicos de la persona que realiza la comunicación.
Normalmente deberás indicar:
- NIF.
- Apellidos y nombre.
- Año de nacimiento.
- Situación familiar que corresponda según las opciones previstas en el formulario.
Es importante revisar que los datos identificativos sean correctos antes de entregar el documento.
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Hijos y otros descendientes
El siguiente apartado está relacionado con determinados hijos y descendientes que cumplen las condiciones establecidas en el formulario.
Cuando corresponda, deberán indicarse los datos solicitados sobre los descendientes, teniendo en cuenta las circunstancias específicas previstas en el propio modelo.
No se debe marcar una situación simplemente por tener hijos: es necesario comprobar si se cumplen los requisitos establecidos para cada supuesto.
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Ascendientes
El modelo también contempla determinadas circunstancias relacionadas con ascendientes.
En este apartado deben comunicarse las situaciones que correspondan, siguiendo los requisitos establecidos en el formulario y teniendo en cuenta aspectos como la convivencia y las circunstancias personales exigidas.
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Pensiones compensatorias y anualidades por alimentos
Este apartado debe cumplimentarse cuando el trabajador esté obligado a pagar determinadas cantidades en concepto de pensión compensatoria al cónyuge o anualidades por alimentos, cuando estén fijadas mediante decisión judicial.
En estos casos, pueden ser necesarios los documentos que acrediten dichas obligaciones para que el pagador pueda tenerlas en cuenta.
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Pagos por adquisición o rehabilitación de vivienda habitual
El modelo contempla también un supuesto específico relacionado con determinados pagos destinados a la adquisición o rehabilitación de la vivienda habitual mediante financiación ajena.
No obstante, esta opción está sometida a requisitos concretos, por lo que no debe marcarse automáticamente por el hecho de tener una hipoteca. La Agencia Tributaria establece condiciones específicas para poder aplicar la reducción correspondiente en la retención.
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Fecha y firma
Una vez revisados los apartados que correspondan, el trabajador debe indicar la fecha y firmar la comunicación.
Es recomendable conservar una copia del documento entregado a la empresa para disponer de un justificante de los datos comunicados.
¿Cuándo hay que entregar el modelo 145?
El modelo 145 debe comunicarse antes del inicio de cada año natural o al comenzar una relación laboral, según corresponda. También debe comunicarse cuando se produzcan variaciones en las circunstancias personales o familiares que puedan afectar al cálculo de la retención.
Además, determinados cambios deben comunicarse para que la empresa pueda realizar la correspondiente regularización de las retenciones.
Para las empresas, contar con los datos actualizados de sus trabajadores es importante para aplicar correctamente las retenciones en las nóminas y cumplir sus obligaciones como pagador.
Errores que conviene evitar al rellenar el modelo 145
Al cumplimentarlo, es recomendable prestar especial atención a:
- Marcar casillas que no corresponden a la situación personal.
- No comunicar cambios relevantes a la empresa.
- Introducir datos incorrectos o incompletos.
- Confundir el modelo 145 con una declaración que se presenta directamente ante Hacienda.
- No conservar una copia del documento entregado.
La inclusión de datos falsos, incompletos o inexactos, así como determinadas omisiones de información que afecten a las retenciones, puede constituir una infracción tributaria.
Preguntas frecuentes sobre el modelo 145
¿Dónde puedo descargar el modelo 145 actualizado?
El formulario puede descargarse desde la página oficial de la Agencia Tributaria, donde se encuentra disponible el modelo correspondiente para su consulta y cumplimentación.
¿Tengo que entregar el modelo 145 todos los años?
No necesariamente. Si las circunstancias comunicadas anteriormente no han cambiado, no es preciso reiterar la comunicación cada ejercicio.
¿Qué pasa si no entrego el modelo 145 a mi empresa?
La empresa puede calcular la retención sin tener en cuenta determinadas circunstancias personales o familiares que no hayan sido comunicadas. Esto puede provocar que la retención aplicada sea diferente de la que correspondería si se hubieran comunicado los datos.
¿Puedo modificar el modelo 145 después de entregarlo?
Sí. Si cambian las circunstancias personales o familiares comunicadas, debe informarse al pagador para que pueda actualizar los datos y, cuando corresponda, regularizar la retención.
¿El modelo 145 se presenta en Hacienda?
No. El modelo 145 se entrega al pagador de los rendimientos del trabajo y no requiere una presentación directa del trabajador ante la Agencia Tributaria.
