La documentación contable y fiscal de un ejercicio deberá ser conservada desde los 6 años desde la fecha del último apunte contable. Existe siempre una controversia entre los plazos mercantiles y fiscales: el plazo mercantil es de 6 años mientras que el fiscal es de 4 años.
La tenencia de los libros y justificantes de la empresa, deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos así lo dicta según acuerdo con el Código de Comercio. Son datos que hay que tener claros, o que al menos los tenga nuestra empresa contable.
Documentación contable y fiscal de la sociedad ¿qué tiempo es necesario tenerla?
Por el contrario y a diferencia del aspecto mercantil, a efectos fiscales los libros de contabilidad, libros registros, y soportes documentales, incluyendo los programas y archivos informáticos y cualquier nota o justificante con impacto fiscal, deben conservarse, al menos, durante el periodo (actualmente de 4 años) en que la Administración tiene derecho a comprobar y liquidar deuda tributaria. Este plazo empieza a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando.
Ejemplo de una Pyme : ¿qué tratamiento debo hacer con la documentación fiscal y contable de 2015?:
En el ámbito fiscal: hasta el 26 de julio de 2020 ( cuatro años desde la presentación de la ultima declaración del año 2015 que fue la del Impuesto sobre Sociedades, presentada el 25 de julio de 2016).
En el ámbito mercantil: hasta el 31 de diciembre de 2021 (seis años desde el último apunte contable en la contabilidad de 2015).
Por lo tanto y como normal general lo anteriormente comentado debemos destacar dos excepciones especiales y muy comunes:
1º.- Se declaran bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades: todos los justificantes contables y documentales, así como la declaración del IS del ejercicio en que se generó la base imponible negativa, deben conservarse durante el plazo que medie desde que se genera la base negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha base imponible negativa.
Sin embargo con la nueva Ley 27/2014 de Impuesto sobre Sociedades, si bien es cierto que la capacidad de inspección de la Administración tributaria no prescribe, a efectos de la comprobación de las bases imponibles negativas pendientes de compensar por cualquier entidad, se limita el plazo temporal de ese derecho de comprobación a diez años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al período impositivo en que se generó el derecho a su compensación.
En 10 años, aunque prescribe la capacidad de la Administración para comprobar e investigar las bases imponibles negativas, la Administración tributaria no puede modificar el importe de las bases imponibles negativas declaradas por el contribuyente pero a efectos de consolidar la compensación de las mismas, está obligado a la acreditación de la procedencia y cuantía de las bases imponibles negativas cuya compensación pretenda realizar.
2º.- Facturas de Activo Inmovilizado: ¿normal verdad? deberemos conservar las facturas correspondientes durante todos los ejercicios en los que existan gastos de amortización, más los 4 años de prescripción a contar desde el año en el que se termina de amortizar.
